Recordbeheerder

Vaste vacature, 32-36 uur, schaal 8 (max. € 4.383,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week).

Als recordbeheerder in ons team van informatiebeheer ben je onze rots in de branding. Je hebt veel ervaring in het vak waardoor je goed weet wat je te doen staat. Tegelijkertijd ben je op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Deze weet jij toegankelijk te vertalen naar slimme processen en neemt je collega's dwars door de hele organisatie daarin met plezier mee. Als jij op zoek bent naar een vervolgstap in je carrière, waarin je jouw kennis en ervaring optimaal kunt inzetten én gewaardeerd wordt, dan zit je in Nieuwegein goed.

De missie van Informatiebeheer is om een kwalitatief hoogwaardig digitale informatievoorziening te realiseren en in stand te houden binnen de gemeentelijke organisatie.

Wordt dit jouw volgende stap? Ben je nieuwsgierig en wil je een completer beeld krijgen? Voel je vrij om een (digitaal) kopje koffie te komen drinken, voordat je besluit om te solliciteren.

Wat ga je doen?

Binnen de Gemeente Nieuwegein vormen moderne informatietechnologie en een integere informatiehuishouding de belangrijke randvoorwaarden bij het waarmaken van onze ambities.

Onze nieuwe collega recordbeheerder:

• Weet alles van kwalitatief hoogwaardig informatiebeheer en handelt daarnaar: je kent het vak, weet prioriteiten te stellen en bent vraagbaak voor je directe collega's.
• Is nieuwsgierig naar, en op de hoogte van, nieuwe vak-ontwikkelingen: je blijft lerend én proactief op zoek naar procesverbeteringen die passen bij de actuele ontwikkelingen en de werkwijze binnen de organisatie
• Is volledig thuis in de digitale wereld binnen informatiebeheer.  

Op dit moment werken we aan digitalisering. We willen kwaliteit leveren, binnen de nieuwe vak-ontwikkelingen én overgaan naar die digitale wereld binnen informatiebeheer. Daarnaast zien we dat onze dagelijkse realiteit nog bestaat uit het verwerken van fysieke documenten: van post tot archief. Help jij ons deze twee werelden te verbinden?

Dagelijks ben je, samen met je collega's, verantwoordelijk voor het scannen en verwerken van inkomende en uitgaande post. Je registreert documenten in het zaaksysteem, je voert kwaliteitscontroles uit en zorgt voor het beheer van het analoog en digitaal archief. Je zorgt voor de juiste meta-data van procesgebonden informatie. Je selecteert en vernietigt proces gebonden informatie (zowel analoog maar vooral digitaal). En uiteraard sta je klaar voor vragen van (vak)medewerkers.

Ons vakgebied is in beweging. We bevinden ons in een transitiefase waarin we van centraal archiveren/ registreren naar decentraal organiseren willen. Jij denkt mee in hoe we dit goed kunnen oppakken. Dit vraagt van jou een stukje proces- en kwaliteitsdenken. Hoe kun je het anderen zo makkelijk mogelijk maken en tegelijkertijd de informatie toegankelijk houden? Een mooie kans om als recordbeheerder toegevoegde waarde te leveren.

Je thuisbasis

Als medewerker informatiebeheer maak je onderdeel uit van het team Interne dienstverlening, één van de teams van de afdeling Support.

De afdeling Support is verantwoordelijk voor een groot deel van de bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie en bestaat uit 4 teams, te weten; Vastgoed, Interne Dienstverlening, Beheer & Uitvoering en Regie & Advies. De ondersteuning aan de organisatie geven wij vorm vanuit onze afdelingsmissie:

Wij zijn er trots op dat wij gewaardeerd worden om onze professionele dienstverlening, waardoor we met plezier ons werk doen.

Je herkent ons aan een klantgerichte houding en een proactieve opstelling. Wij hebben oog voor innovatie en verbinding met onze omgeving.

Wat wij van je vragen

Je bent een enthousiaste, ervaren medewerker die graag de handen uit de mouwen steekt om het team en de organisatie te ondersteunen en verder te helpen. Je bent resultaatgericht en levert consistente kwaliteit, waardoor je een betrouwbare kracht bent binnen het team. Jij stelt van nature prioriteiten (onderscheidt hoofdzaken van bijzaken) en hebt daardoor goed overzicht in het werk. Dit draag je uit richting je collega's. Bulkwerk, daar weet jij wel raad mee. Tegelijkertijd moet jij het vooral hebben van de uitzonderingen, net het stapje verder denken en dingen verdiepend uitzoeken. Jij analyseert, stemt af en vertaalt dit concreet naar acties in het (dagelijkse) werk. Hiermee zorg je als recordbeheerder voor een stukje houvast binnen het team. Je draagt kennis over op een prettige, collegiale manier. Samen groeien we verder, individueel en als team.

Op het gebied van procesverbetering neem je graag het initiatief. Je komt met concrete oplossingen en verbetervoorstellen. Hierbij verlies je de (interne) klant niet uit het oog. Je onderzoekt de wensen en behoeften van de klant/ gebruiker en bedenkt (samen met je collega's) toegankelijke oplossingen. Jij vindt het leuk om alle ontwikkelingen, samen met het team, verder uit te denken en vorm te geven. 

Verder beschik je over:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer (SODI en II of een vergelijkbare opleiding);
• minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van informatiebeheer;
• kennis van de relevante wet- en regelgeving
• inzicht in de bedrijfs-en werkprocessen van een gemeentelijke organisatie;
• affiniteit met administratieve processen;
• ervaring met het Document Management Systemen (CRM)
• gevorderde digitale vaardigheden. 

Wat krijg je van ons?

Je gaat werken voor een veelzijdige stad. We zijn trots op onze historie, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. De organisatie staat open voor jouw ideeën en de lijnen zijn kort, ook richting de bestuurders. Dat zie je terug in ons moderne, open Stadshuis. Daar maken we graag een plek voor jou. Verder hebben we voor je:

• een salaris van maximaal € 4.383,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week (schaal 8);
• na één jaar, en bij goed functioneren, zicht op een vast contract;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen;
• een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
• een warm welkom tijdens ons introductieprogramma;
• de mogelijkheid om thuis te werken (of op één van onze andere locaties);
• prima secundaire arbeidsvoorwaarden.

Meer weten en/of solliciteren?

Wil je meer weten over deze functie en hoe het werken is bij de gemeente Nieuwegein? Neem dan contact op met Evelien Kroonenberg, teamleider Interne dienstverlening. E-mail adres: e.kroonenberg@nieuwegein.nl, of op telefoonnummer 06-41758672. Voel je vrij om een (digitaal) kopje koffie te komen drinken voordat je besluit om te solliciteren.

Je kunt tot en met 29 juli 2025 reageren op deze vacature.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.